自分の時間、守っていますか？②
こんにちは、さるぽん🐵です。
今回は、自分の時間、守っていますか？②です。
前回、会議から自分の時間を守るために実践していることをご紹介しましたが、今回は、メール編です。
私は、日々会議に追われ、1日メールを見なかったとすると、絶望的な未読の件数になります。皆さんはどうですか？
メールの送信側も、積算すると膨大な時間をかけてメールを書いているはずです。もちろん送信側の業務効率化も重要ですが、受信側の業務効率化も同じくらい重要だと思います。皆さんは、送られてきたメールは全てをすぐに確認しないと！と思っていませんか？それが、重要なのか何なのかも分からずに・・・。
🐵自身、自分にメリットがありそうならしっかり読みますが、メリットがなさそうな内容ですと、読むのに躊躇しますし、それが長文ですと、時間がある時に読もう・・・となります。
そこで、私は、このメール地獄から解放されるために、前回ブログと同様、極端に色々試しています。それらについてご紹介します。
①周囲に、メールを見ないキャラを植え付ける
②メールをふるい分け、優先順位をつける
【周囲に、メールを読まないキャラを植え付ける】
🐍「🐵さん、先日送ったメール、読んでくれました？」
🐸「あれ？その内容、🐵さんにも送ったはずですけど？」
🦎「🐵さん、メールで報告しましたよ？」
などなど、メールで連絡/報告/依頼される事が多々あります。
その際、私の回答の多くは以下の通りです。ちゃんとメールを読んでいたとしても、
🐵「すみません、そうだったんですね、まだ読んでいませんでした」
これを繰り返していると、周りも、大切なことは、口頭や電話で伝えてくれるようになってきました（たぶん面倒だと思いながらも）。
これは、一見かなり自分勝手！と思える行動ですが、実はそうでもないとも思っています。
ご承知の通り、メールを書くってものすごい労力を使っているんですよね？
通常、一つの簡単なメールを書くのに、5分かかると言われています。更に、上司へのメールは、「これで伝わるか？失礼はないか？」を確認するので、あっという間に10分20分と・・・。ですので、メールの本数を減らす事は、送信側のメリットにもなっていると信じています。
【メールをふるい分け、優先順位をつける】
とは言っても、全てのメールを読まないわけには行きません（時間さえあれば、全部読む気概はあります）。そのため、読む順番、優先順位を決める、つまり、メールをふるい分ける必要があります。
そのふるい分けのポイントは、🐵にとって読むメリットがあるかないか？です。
①件名 ②送り主 ③宛先 ④本文の冒頭 ⑤本文の長さ で、おおよそ判断しています。
①②は、緊急/重要そうに感じたものからを読みます。③は、自分が「写し cc」だったり、多くの人が宛先に入っている ④は、🐵以外の「○○さんへ」と書かれていて、🐵向けでは無さそう ⑤は、スクロールしなければならないほどの長文 となると、優先順位を下げることになります。
【最後に一言】
前回に続き、まずは極端とも思える事を実践しています。これで、問題が生じたら改善しようと思っていますが、今のところ、問題は起こっていません。
逆の立場で考えてみると、メールを送る側の注意点も見えてきますよね？
まずは、口頭で軽く説明しておくか、メールを送った後に、「メールを送ったので、お時間ある時に確認をお願いします」と伝えると、必ず読んでくれます。
また、送るメールは、以下の事に注意する事で、読んでもらえる確率が、グッと上がると思います。
①件名:意味のある件名にする。例えば、返信が繰り返された時は、件名を変える工夫があるといいでしょう。
②送り主:・・・
③宛先:読んで欲しい人を宛先に入れる。こちらも返信の時は要注意で、本当に読んで欲しい人が写しになっている事が多々あります。
④本文の冒頭:「○○さんへ」と、読んで欲しい人名前を書きますが、複数人いてもいいと思います。
⑤本文の長さ:短ければ短いほど良いと思います。
マネージャーのみなさん、知らず知らずのうちに削られているご自分の時間を守り、ご自分がやるべきことのために、その守った時間を使ってください。
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