自分の時間、守っていますか？
こんにちはさるぽん🐵です。
今回のテーマは時間の効率化です。
時間厳守の話ではなく、自分の大切な時間を、知らず知らずのうちに、周りの人に奪われていませんか？という内容です。
ワークライフバランス、生産性向上、働き方改革・・・。マネージャーの私にはどれも耳が痛い言葉です。更には、パフォーマンスを落とすことなく！という言葉が添えられています。研究、開発では、多くの失敗は次の成功に導く重要な経験です。目先の効率のために、失敗を経験させてあげられないのは、とてももったいないと感じています。野球でも、ミスをしないように、考えることをさせる前に、答えを教えてしまうので、一見効率的なようでも、長い目で見れば、効率的ではない事もあります。皆さん、子育てでも思い当たる節はありませんか？
さらには、自分自身はいかがでしょう？いつも時間がない！というマネージャーも多いと思います。今日も一日会議で終わってしまった・・・メールの処理、どんだけ時間がかかるんだよ！またトラブル対応・・・など。
何が無駄かを整理する中で、マネージャー目線で極端に実践してみている事、
1.会議には極力参加しない
2.メールを読まないキャラを確立する
以上についてご紹介します。
【会議】
会議は、業務効率の槍玉にあげられますよね。ホント、その通りで、私も、一日中会議という日が多いです。最近は、Googleカレンダーに招待されるので、知らないうちに、予定がびっしりです。🐵「この会議、俺、必要？」と思いながら出席すると、いろいろコメントする事もあり、出席しておいて良かったなと・・・。
でも、最近は、この感覚に疑問を持つようになってきました。私の承認が必要な会議ではない会議/打合せの時、
🐵「自分が参加しなかったらどうなるんだろう？」
そこで、会議の直前、🐵「急用ができたので、やっておいて！」とドタキャンしてみました。
その結果、いくつの会議は、後で数分の報告を聞けば事足りることがわかりました。
主催者は、出席者を漏れがないように選定するため、やや多目に招待する傾向があるようです。そこで、出席者がこの会議に参加するメリットを考える必要があるのだと気づきました。
そのメリットを考えるためにも、アジェンダが必要となります。そのため、事前に、簡単なアジェンダを聞くようにしています。出席者リストも確認し、自分がいなくても大丈夫そうかを判断し、欠席する会議を増やすように心がけています。
欠席しても良いかなと思う打合せは、🐵なら何か答えをもらえそうというお悩み相談的なものです。🐵「みんなで相談して、導き出した結論を教えてね」と優しく突き放しています。
メンバーも、一生懸命、答えを出そうと考えているようで、一石二鳥です。
それでも出席しなければならない会議も沢山あります。そこは、多くの本に書かれていることを実践します。
1.事前準備:アジェンダを確認、目的を達成できる参加者の選定
2.会議開始時:ゴールの確認、終了時間の確認、議事録作成者選定
3.会議中:ファシリテーターに従う（人の話を遮らない、長話をしない、脱線しない）
4.会議終了:ゴールの確認、議事録配信
自分の時間を守るためには、2と3が重要ですね。
会議終了時、「ついでに」と言って、アジェンダと関係ない相談を始める人がいますが、これも断ります。
【最後に一言】
マネージャーは、人財を活用して、最大限の成果を求められます。そのため、人財、メンバーの効率化を考える事を最優先に考えがちで、自分を疎かにしている事も事実です。本来すべき事に時間を費やすべきで、そうでなければ、マネージャー失格の烙印を押されてしまいます。そのためにも、自分の時間をしっかり守りましょう。
次回は、メールを読まないキャラを確立するです。
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